أصبحت كتابة الحروف شيئًا من الفن المفقود في عصر الاتصالات الرقمية هذا. يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية على الفور وبجزء بسيط من تكلفة البريد التقليدي البطيء. في حين أن "الحروف" الإلكترونية غالبًا ما تكون أكثر مرونة من الأحرف المادية من حيث التنسيق واللغة، إلا أنه يمكن أيضًا تطبيق قواعد كتابة الخطابات على الوسائط الإلكترونية. من ناحية أخرى، فإن الحروف المادية لها مجموعة مزاياها الخاصة.

تنقسم الخطابات إلى فئتين: رسمية وغير رسمية.

عند التواصل مع الشركات أو المسؤولين الحكوميين أو الأشخاص الذين لا تعرفهم جيدًا، يكون للخطابات الرسمية تنسيقات وبروتوكولات محددة يجب عليك اتباعها.

تستخدم الخطابات غير الرسمية عند الكتابة لأفراد العائلة المقربين والأصدقاء ولها قواعد أقل. لنبدأ بالخطابات الرسمية لأنها تحتوي على قواعد بنائية وبروتوكولات أكثر.

الخطابات الرسمية:

1- يجب استخدام الأحرف المطبوعة للخطابات الرسمية.

الخطابات المكتوبة بخط اليد تكون شخصية للغاية وربما تكون فوضوية بالنسبة للمواقف الرسمية، على الرغم من حقيقة أنه لا يوجد شيء يبدو أكثر جمالاً من رسالة مكتوبة بخط مذهل. يجب عليك التأكد من أن كتاباتك مقروءة بسهولة ومكتوبة باحترافية لأن الخطابات الرسمية تُستخدم في مناقشة الأعمال.

2- حدد النموذج الخاص بك: مسافة بادئة أو قطعة؟

تتم كتابة الرسائل الرسمية بتنسيق معين. الغرض من هذا التنسيق هو تسهيل قراءة الرسالة وتوجيه القارئ في الاتجاه الصحيح للحصول على معلومات مهمة. يتم كتابة كل النص الخاص بك في شكل قطعة واحدة متصلة ، بهوامش بوصة واحدة في كل الاتجاهات.

يتم وضع مسافة بادئة للسطر الأول من الفقرة بمقدار بوصة واحدة في النموذج ذو المسافة البادئة. ثم ضع العنوان وتاريخ اليوم في الزاوية اليمنى. سنوضح لك ما يعنيه ذلك لاحقاً. قبل الاستخدام الواسع لأجهزة الكمبيوتر، كان معظم الناس يكتبون  خطابات العمل باستخدام  المسافة البادئة.

تنسيق القطعة هو أبسط تنسيقاً وقراءةً. أما التنسيق ذي المسافة البادئة يضيف اهتمامًا مرئيًا ويوحي بأجواء المدرسة القديمة. للخطابات الرسمية كلاهما مقبول.

3-أدخل عنوانك والتاريخ الحالي.

اسمك وعنوانك هما أول ما تكتبه على خطاب رسمي. ثم، بعد تخطي سطر، اكتب التاريخ الذي تكتب فيه الخطاب. يتم كتابته في الجزء العلوي، مضبوطاً لجهة اليمين، إذا كنت تستخدم نموذج القطعة. لست بحاجة إلى كتابة اسمك وعنوانك إذا كنت تكتب رسالتك على ورقة تحمل اسمك وعنوانك. يكفي فقط التاريخ.

4-املأ عنوان المستلِم.

اترك سطرًا بعد التاريخ واكتب اسم المستلِم وعنوانه، واجعله مضبوطًا إلى جهة اليمين في كل من نموذج القطعة والمسافة البادئة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مكان عمل المستلِم، فإن اسم المستلِم يأتي أولاً، متبوعًا باسم الشركة.

5-جسم الخطاب.

ادخل عنوان المستلِم. بعد التاريخ، اكتب اسم المستلم وعنوانه في كل من نموذج القطعة والمسافة البادئة، متخطيًا سطرًا بعد التاريخ. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مكان عمل المستلم، يتم إدراج اسم المستلم أولاً ، متبوعًا باسم الشركة.

اترك مسافة بادئة للسطر الأول من كل فقرة بوصة واحدة للنماذج ذات المسافة البادئة. يجب فصل كل فقرة بسطر فارغ. عند كتابة خطابات رسمية، اجعلها قصيرة ولطيفة. ما لم يكن هناك ضرورة قصوى، يجب ألا يتجاوز الخطاب الرسمي صفحة واحدة.

استخدم الفقرة الأولى لتحية قصيرة. من خلال توفير المعلومات الأساسية والتفاصيل الداعمة، استخدم بقية الرسالة لتبرير أهمية نقطتك الرئيسية. استخدم لغة موجزة وقوية. عندما يكون ذلك ممكنًا، تجنب استخدام صيغة المبني للمجهول.

يجب أن تعيد في الفقرة الأخيرة ذكر الغرض من الخطاب، وفي بعض الحالات، تقدم طلبًا لاتخاذ إجراء أو المتابعة. إذا كان لديك سؤال أو طلب، فاجعله محددًا ومباشرًا قدر الإمكان عند الإجابة عليه أو تلبيته. لا تكن غامضا! اطرح سؤالاً يمكن للمستلم أن يجيب عليه بنعم أو لا، أو يسمح له بتوجيهك بسرعة إلى المورد المناسب.

أنهِ الأمر بعبارة لطيفة مثل "أتمنى أن أتحدث معك قريبًا" أو "من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كنت ترغب في مزيد من المناقشة". غالبًا ما تكون عبارة "شكرًا لك على وقتك واهتمامك" مناسبة ومهذبة للإضافة.

6-المرفقات.

إذا كنت تقوم بإرفاق عناصر إضافية بخطابك، فاكتب "مرفقات" في سطر أسفل توقيعك. يمكنك أيضًا وضع رقم بين قوسين للإشارة إلى عدد المستندات الإضافية. إذا كان لديك ملفان مرفقان، فاكتب "مرفقات".

الخطابات الغير رسمية:

تتم كتابة الخطابات غير الرسمية إلى الأصدقاء المقربين أو أفراد الأسرة أو شركاء آخرين، وعلى عكس الخطابات الرسمية، ليس لديها تنسيق أو بروتوكول محدد.

لديك الحرية في كتابة خطاباتك غير الرسمية باليد. في الواقع، نوصي بكتابته باليد لأنه يمنح رسالتك طابعًا وشخصية أكثر. خط يدك فريد من نوعه. تنقل قراءة خط يد شخص ما شخصيته وحضوره إلى المتلقي، مما يجعله يشعر كما لو أن قطعة منهم موجودة، حتى لو كانت على بعد مئات أو آلاف الأميال.

أنت حر في استخدام أي نوع من الورق تريده، بما في ذلك ورق دفتر الملاحظات وورق النسخ وما إلى ذلك. لقد اكتشفت أن الكتابة على ورق لطيف تعزز حقاً من تجربة الكتابة.

ليست هناك حاجة للبدء بعنوانك أو عنوان المستلِم الخاص بك. في الزاوية اليمنى العلوية، اكتب التاريخ فقط. "الاسم الأول لعزيزي المستلم" مقبول كتحية. يمكنك أيضًا حذف كلمة "عزيزي" وكتابة الاسم الأول بدلاً من ذلك. يمكنك حتى أن تعطي لنفسك لقبًا لطيفًا.

لا توجد إرشادات لتنسيق فقرات النص الأساسي. يمكنك استخدام إما نموذج القطعة أو ذو المسافة بادئة. كن أيضًا واضحًا و موجزًا كما تريد في كتاباتك. يجب عليك مشاركة ما يجري في حياتك، واسأل عما يجري في حياة المستلِم، ورد على أي أسئلة طرحها عليك في رسالته السابقة في خطاب المراسلات العام.

أغلق بأي شيء تريده: "أطيب التمنيات" ، "أتمنى لك كل خير" ، "مع ودي" ، "مع حبي" ، "كل الامتنان" ، وما إلى ذلك.

هل تريد كتابة خطاب جيد؟ إليك أهم النصائح لتساعدك في ذلك

هل تريد كتابة خطاب جيد؟ إليك أهم النصائح لتساعدك في ذلك

في حين أن الحروف الإلكترونية غالبًا ما تكون أكثر مرونة من الأحرف المادية من حيث التنسيق، إلا أنه يمكن أيضًا تطبيق قواعد كتابة الخطابات على الوسائط الإلكترونية  أصبحت كتابة الحروف شيئًا من الفن المفقود في عصر الاتصالات الرقمية هذا. يمكن إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية على الفور وبجزء بسيط من تكلفة البريد التقليدي البطيء. في حين أن الحروف الإلكترونية غالبًا ما تكون أكثر مرونة من الأحرف المادية من حيث التنسيق واللغة، إلا أنه يمكن أيضًا تطبيق قواعد كتابة الخطابات على الوسائط الإلكترونية. من ناحية أخرى، فإن الحروف المادية لها مجموعة مزاياها الخاصة. تنقسم الخطابات إلى فئتين: رسمية وغير رسمية.  عند التواصل مع الشركات أو المسؤولين الحكوميين أو الأشخاص الذين لا تعرفهم جيدًا، يكون للخطابات الرسمية تنسيقات وبروتوكولات محددة يجب عليك اتباعها.  تستخدم الخطابات غير الرسمية عند الكتابة لأفراد العائلة المقربين والأصدقاء ولها قواعد أقل. لنبدأ بالخطابات الرسمية لأنها تحتوي على قواعد بنائية وبروتوكولات أكثر.  الخطابات الرسمية:  1- يجب استخدام الأحرف المطبوعة للخطابات الرسمية. الخطابات المكتوبة بخط اليد تكون شخصية للغاية وربما تكون فوضوية بالنسبة للمواقف الرسمية، على الرغم من حقيقة أنه لا يوجد شيء يبدو أكثر جمالاً من رسالة مكتوبة بخط مذهل. يجب عليك التأكد من أن كتاباتك مقروءة بسهولة ومكتوبة باحترافية لأن الخطابات الرسمية تُستخدم في مناقشة الأعمال. 2- حدد النموذج الخاص بك: مسافة بادئة أو قطعة؟ تتم كتابة الرسائل الرسمية بتنسيق معين. الغرض من هذا التنسيق هو تسهيل قراءة الرسالة وتوجيه القارئ في الاتجاه الصحيح للحصول على معلومات مهمة. يتم كتابة كل النص الخاص بك في شكل قطعة واحدة متصلة ، بهوامش بوصة واحدة في كل الاتجاهات. يتم وضع مسافة بادئة للسطر الأول من الفقرة بمقدار بوصة واحدة في النموذج ذو المسافة البادئة. ثم ضع العنوان وتاريخ اليوم في الزاوية اليمنى. سنوضح لك ما يعنيه ذلك لاحقاً. قبل الاستخدام الواسع لأجهزة الكمبيوتر، كان معظم الناس يكتبون  خطابات العمل باستخدام  المسافة البادئة.  تنسيق القطعة هو أبسط تنسيقاً وقراءةً. أما التنسيق ذي المسافة البادئة يضيف اهتمامًا مرئيًا ويوحي بأجواء المدرسة القديمة. للخطابات الرسمية كلاهما مقبول. 3-أدخل عنوانك والتاريخ الحالي. اسمك وعنوانك هما أول ما تكتبه على خطاب رسمي. ثم، بعد تخطي سطر، اكتب التاريخ الذي تكتب فيه الخطاب. يتم كتابته في الجزء العلوي، مضبوطاً لجهة اليمين، إذا كنت تستخدم نموذج القطعة. لست بحاجة إلى كتابة اسمك وعنوانك إذا كنت تكتب رسالتك على ورقة تحمل اسمك وعنوانك. يكفي فقط التاريخ. 4-املأ عنوان المستلِم. اترك سطرًا بعد التاريخ واكتب اسم المستلِم وعنوانه، واجعله مضبوطًا إلى جهة اليمين في كل من نموذج القطعة والمسافة البادئة. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مكان عمل المستلِم، فإن اسم المستلِم يأتي أولاً، متبوعًا باسم الشركة. 5-جسم الخطاب. ادخل عنوان المستلِم. بعد التاريخ، اكتب اسم المستلم وعنوانه في كل من نموذج القطعة والمسافة البادئة، متخطيًا سطرًا بعد التاريخ. إذا كانت الرسالة موجهة إلى مكان عمل المستلم، يتم إدراج اسم المستلم أولاً ، متبوعًا باسم الشركة. اترك مسافة بادئة للسطر الأول من كل فقرة بوصة واحدة للنماذج ذات المسافة البادئة. يجب فصل كل فقرة بسطر فارغ. عند كتابة خطابات رسمية، اجعلها قصيرة ولطيفة. ما لم يكن هناك ضرورة قصوى، يجب ألا يتجاوز الخطاب الرسمي صفحة واحدة. استخدم الفقرة الأولى لتحية قصيرة. من خلال توفير المعلومات الأساسية والتفاصيل الداعمة، استخدم بقية الرسالة لتبرير أهمية نقطتك الرئيسية. استخدم لغة موجزة وقوية. عندما يكون ذلك ممكنًا، تجنب استخدام صيغة المبني للمجهول. يجب أن تعيد في الفقرة الأخيرة ذكر الغرض من الخطاب، وفي بعض الحالات، تقدم طلبًا لاتخاذ إجراء أو المتابعة. إذا كان لديك سؤال أو طلب، فاجعله محددًا ومباشرًا قدر الإمكان عند الإجابة عليه أو تلبيته. لا تكن غامضا! اطرح سؤالاً يمكن للمستلم أن يجيب عليه بنعم أو لا، أو يسمح له بتوجيهك بسرعة إلى المورد المناسب. أنهِ الأمر بعبارة لطيفة مثل أتمنى أن أتحدث معك قريبًا أو من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كنت ترغب في مزيد من المناقشة. غالبًا ما تكون عبارة شكرًا لك على وقتك واهتمامك مناسبة ومهذبة للإضافة. 6-المرفقات. إذا كنت تقوم بإرفاق عناصر إضافية بخطابك، فاكتب مرفقات في سطر أسفل توقيعك. يمكنك أيضًا وضع رقم بين قوسين للإشارة إلى عدد المستندات الإضافية. إذا كان لديك ملفان مرفقان، فاكتب مرفقات. الخطابات الغير رسمية:  تتم كتابة الخطابات غير الرسمية إلى الأصدقاء المقربين أو أفراد الأسرة أو شركاء آخرين، وعلى عكس الخطابات الرسمية، ليس لديها تنسيق أو بروتوكول محدد.  لديك الحرية في كتابة خطاباتك غير الرسمية باليد. في الواقع، نوصي بكتابته باليد لأنه يمنح رسالتك طابعًا وشخصية أكثر. خط يدك فريد من نوعه. تنقل قراءة خط يد شخص ما شخصيته وحضوره إلى المتلقي، مما يجعله يشعر كما لو أن قطعة منهم موجودة، حتى لو كانت على بعد مئات أو آلاف الأميال. أنت حر في استخدام أي نوع من الورق تريده، بما في ذلك ورق دفتر الملاحظات وورق النسخ وما إلى ذلك. لقد اكتشفت أن الكتابة على ورق لطيف تعزز حقاً من تجربة الكتابة. ليست هناك حاجة للبدء بعنوانك أو عنوان المستلِم الخاص بك. في الزاوية اليمنى العلوية، اكتب التاريخ فقط. الاسم الأول لعزيزي المستلم مقبول كتحية. يمكنك أيضًا حذف كلمة عزيزي وكتابة الاسم الأول بدلاً من ذلك. يمكنك حتى أن تعطي لنفسك لقبًا لطيفًا.  لا توجد إرشادات لتنسيق فقرات النص الأساسي. يمكنك استخدام إما نموذج القطعة أو ذو المسافة بادئة. كن أيضًا واضحًا و موجزًا كما تريد في كتاباتك. يجب عليك مشاركة ما يجري في حياتك، واسأل عما يجري في حياة المستلِم، ورد على أي أسئلة طرحها عليك في رسالته السابقة في خطاب المراسلات العام.  أغلق بأي شيء تريده: أطيب التمنيات ، أتمنى لك كل خير ، مع ودي ، مع حبي ، كل الامتنان ، وما إلى ذلك.